الردود التلقائية

ردود المكتب الثابتة على الرسائل الواردة: بكلمة مفتاحية مثل «الموقع»، أو خارج أوقات الدوام، مع تصنيف المحادثة وإسنادها إن أردت.

ما الغرض منها

حين يكتب أحدٌ «الموقع» أو يراسل المكتب ليلًا، يصله رد المكتب فورًا دون أن ينتظر موظفًا. لكل رد نصّه الثابت، وقد يضع على المحادثة تصنيفًا ويسندها لموظف يتابعها.

من يستخدمها

تفتح الصفحة لمن يملك صلاحية «عرض الردود التلقائية» للاطّلاع فقط، أو «إدارة الردود التلقائية» للعمل فيها. في الأدوار الافتراضية: مالك المكتب، المدير. وتُمنح هذه الصلاحيات لأي دور من الإعدادات ← الأدوار والصلاحيات.

خطوة بخطوة

1. اضغط «+ رد تلقائي جديد»، واكتب اسم الرد، واختر نوعه.
2. للكلمة المفتاحية: اكتب الكلمات مفصولة بفاصلة، واختر «تحتوي الكلمة» أو «مطابقة تامة». ولخارج الدوام: وقتا بداية الدوام ونهايته.
3. اكتب نص الرد كما سيصل، واختر تصنيفًا وموظفًا إن أردت، ثم «إضافة».
4. لتعديل رد: القلم في سطره. ولحذفه: سلة المهملات؛ يُسترجَع من «المحذوفة».

كيف تعمل

تُجرَّب الكلمات المفتاحية أولًا بترتيب إضافتها، ثم رد خارج الدوام إن وصلت الرسالة قبل بداية الدوام أو من نهايته أو في أيام عطلة المكتب؛ ورد واحد على الأكثر لكل رسالة، ورد واحد مفعّل من نوع خارج الدوام. يرد كل رد مرة في اليوم لكل محادثة، ولا يرد على محادثة رد عليها موظف خلال آخر يوم. الكلمات حتى عشرين، كل منها 40 حرفًا على الأكثر، ولا يهم الهمز ولا التشكيل ولا حالة الأحرف. النص ثابت حتى 1000 حرف، ولا يُوضع فيه شيء من بيانات شخص. والتصنيف يوضع على المحادثة، والإسناد للموظف إن لم تكن مسندة، ويصله إشعار. وإذا كتب المُراسِل «إيقاف» أو STOP وصله تأكيد الإيقاف الثابت المعروض في الصفحة، ولا يرد عليه رد آخر. وإذا شُغّل دليل المحادثة رد هو أولًا، وتوقفت الردود بالكلمات المفتاحية ما دام يعمل.

في الصفحة

• الردود المفعّلة، وما أُرسل في آخر 30 يومًا، وتأكيدات الإيقاف.
• الردود، والمحذوفة.
• لكل رد نوعه ومتى يرد ونصّه، والتصنيف والموظف، وكم أُرسل. القلم يعدّل، والسلة تحذف.
• ما يصل المُراسِل إذا كتب «إيقاف» أو STOP، وترتيب الردود.
• «+ رد تلقائي جديد»: الاسم، والنوع، والكلمات أو الأوقات، والنص.

أسئلة شائعة

لماذا لم يرد النظام على من كتب؟

قد يكون رد عليه اليوم من قبل، أو رد عليه موظف خلال آخر يوم، أو لم تطابق رسالته كلمة، أو كان دليل المحادثة يعمل.

لماذا لا أستطيع إضافة رد ثانٍ خارج الدوام؟

يُسمح برد واحد مفعّل خارج الدوام. عدّل الموجود، أو احذفه أولًا.